02.01.2012
Toplantı Yönetim Sistemi
Alternatif Medya Toplantı, Konferans & Etkinlik Yönetim Sistemi
Toplantı Yönetim Sistemi
Alternatif Medya’nın Digital Signage destekli hazırlamış olduğu Toplantı Yönetim Sistemi, esnek yapısıyla sizin ve müşterilerinizin işlerini kolaylaştırmaktadır. Digital Signage teknolojisinin sağladığı avantajlar sayesinde, ekranlarda eş zamanlı güncelleme imkânı sağlanabilmektedir.
Toplantı Yönetim Sistemi’nin en büyük avantajlarından biri de, uygulamanın tamamen Alternatif Medya’nın kendi ekibi tarafından hazırlanmış olmasıdır. Bu avantaj sistem üzerinde arzu edilen düzenlemelerin kolaylıkla yapılabilmesini de sağlamaktadır.
Kolay ve Uzaktan Yönetim
Toplantı Yönetim Sistemi, esnek yapısı sayesinde, kolay kullanım ve yönetim imkânı sağlamaktadır. Toplantı bilgi ekranları ve ekranlarda yüklenmiş bulunan dokümanların, yönetici veya görevli tarafından yerinden kalkmadan rahatlıkla güncellenebilme imkânı vardır.
Ayrıca bu güncellemeler internetin olduğu her yerden verilen izinler dahilinde uzaktan kontrol mantığıyla kolaylıkla yapılabilmektedir.
Fonksiyonel Ekran Modüller ve Takvim
Toplantı Yönetim Sistemi, temel anlamında üç ana modülden oluşmaktadır. Bu modüller Aktif Toplantı Bilgisi, Toplantı Takvim Bilgisi ve Birleşik Toplantı Bilgisi; bu iki modülün tek halde verilmesi şeklinde oluşmaktadır.
Aktif Toplantı Bilgisi: Toplantı Yönetim Sistemi’nin uygulandığı ekranlarda, o anda aktif olarak devam eden toplantıların bilgisi verilmektedir. Toplantı detay bilgileri ve o anki durum bilgileri de verilebilmektedir. Arzu edildiği takdirde toplantı notlarının izin verilen kısımları da görülebilmektedir.
Toplantı Takvim Bilgisi: Toplantı Yönetim Sistemi’nin uygulandığı ekranlarda toplantı listesinin yayınlanmasını sağlamaktadır. Bu listeleme ekran yöneticilerinin istediği şekilde yayınlanabilmektedir. Sistemin esnek yapısı ile buna izin vermektedir. Bu listeleme arzu edildiği takdirde takvim şeklinde de yayınlanabilmektedir.
Birleşik Toplantı Bilgisi: Bu modül Aktif Toplantı Bilgisi ve Toplantı Takvim Bilgisi modüllerinin birleşik halde kullanılması şeklinde oluşmaktadır. Toplantı Yönetim Sistemi’nin uygulandığı ekranlarda hem genel toplantı listesi, hem aktif toplantı bilgisi yayınlanabilmektedir.
Yön Bulma Uygulaması Entegrasyonu
Toplantı Yönetim Sistemi’nin avantajlarından biri olan esneklik, uygulamanın Digital Signage destekli çeşitli uygulamalarla entegrasyon yapılabilmesini sağlamaktadır.
Toplantı Yönetim Sistemi’ne yüklenen toplantı bilgileri ekstra bir yükleme yapmadan entegrasyon bağlantısı özelliğiyle yön bulma sistemine yüklenmektedir.
Sistemdeki toplantı bilgileri, yön bulma sisteminin sağlamış olduğu imkânları kolaylıkla kullanarak, salonlardaki toplantı karmaşasına son verecektir. Müşterileriniz ve organizatör firmalarınız için büyük bir kolaylık sağlayacaktır.
Adapte Edilebilir Örnek Şablon Desteği
Toplantı Yönetim Sistemi, firmalara ücretsiz hazır şablon desteğini de paketin içinde iş ortaklarına sunmaktadır. Alanında uzman ve deneyimli görsel yönetmen eşliğinde hazırlanmış olan ekran şablonlarını istediğiniz şekilde uygulayabilirsiniz.
Bu şablonlarda; logo, arka plan ve resim düzenlemeleri esnek sistem üzerinde rahatlıkla yapılabilmektedir. Uygulayacağınız şablonları bütünlük ve ahenk sağlaması esasına göre ayarlayabilirsiniz.
Ayrıca, kendi grafik ekiplerinize veya grafik ajansınıza hazırlatmış olduğunuz ekran tasarımlarını da esnek yapısıyla sisteme adapte edebilirsiniz.
Ekran yapısı esnekliği anlamında, şablonları ekran yapısının özelliklerine göre dikey ve yatay şeklinde düzenleyebileceğiniz gibi ekran geçişlerini de rahatlıkla yapabilirsiniz.
Detaylı Toplantı Bilgi Ekranları
Kullanışlı ve esnek Toplantı Yönetim Sistemi Yönetim Paneli sayesinde detaylı bilgi girişi yapılabilmektedir. Toplantı Adı, Toplantı Gündemi, Toplantı Tarihi, Toplantı Yeri, Toplantı Saati gibi detaylı bilgilerin ve buna eklemek istediğiniz bilgilerin sisteme girişleri yapılabilmektedir. Ayrıca toplantı ile ilgili görseller ve ekstra bilgilerin girilebileceği ekranlarda sistemin esnek yapısı sayesinde mümkündür.
Toplantı Yönetim Sistemi’nin uygulandığı ekranlarda, toplantı olmadığı zamanlarda farklı birçok görüntü ve ses yayınları da yapılabilmektedir.
Esnek ve Değiştirilebilir İçerik Yönetimi
Toplantı ile ilgili sisteme sunum dosyaları ve detaylı bilgiler yüklenebilir. Yüklenen bu bilgiler sistemin esnek yapısı sayesinde arzu edildiği şekilde değiştirilebilmektir ve katılımcılara rahatlıkla sunulabilmektedir. Toplantı esnasında gelişen acil durumlarda, içerikler hızlı bir şekilde değiştirilip yayına verilebilmektedir.
Toplantı Yönetimi Rezervasyon Sistemi
Toplantı Yönetim Sistemi’nin içinde bulunan sistem sayesinde, toplantı odalarının rezervasyonları online olarak yapılabilmektedir. Bu sistem sayesinde toplantı odalarınızın rezervasyonlarını da rahatlıkla yapabileceksiniz.
Ayrıca rezervasyon sistemi, toplantı odalarının durumları, yapılan toplantı sayısı, toplantı odası kullanım oranları gibi detaylı bilgileri rapor olarak alabilme imkânı vermektedir.
Mobil Uygulama Desteği
Sisteminize dahil edilen Toplantı Yönetim Sistemi, aynı zamanda mobil uygulamalar için de geliştirilebilmektedir. Bu sistem sayesinde, müşterilerinize her türlü alanda hizmet verebilecek duruma geleceksiniz.
Lisanslama Sistemi
Lisanslama sistemi iki seçeneğe göre yapılabilmektedir. İlk seçenek anahtar teslimi şeklinde olmaktadır. Toplantı Yönetim Sistemi, tüm modülleriyle birlikte server ile birlikte kurulabilir. İkinci seçenek ise, yine tüm modülleriyle birlikte sistemin kurulumu yapılır fakat sistem merkezi Alternatif Medya olur. Ayrıca modüller içinden seçme imkanı da bulunmaktadır.
İzleme Modülü
İzleme modülü; 24 saat esasına dayanmaktadır. Ekranlarınız Alternatif Medya merkezinde kurulmuş olan takip sistemine dahil edilerek kontrolü sağlanır. Problem olma durumlarında ise teknik ekibimiz uzaktan destek sağlar. Gerektiğinde yerinde destekle de problemlerinize çözüm oluşturulur.
Örnek Uygulama Alanları
Okul konferans salonları
Kongre Merkezleri
Fuar ve büyük toplantı alanları
Şirket toplantı odaları
Otel toplantı odaları ve yemek / ziyafet salonları